Запровадження використання електронних документів було здійснено ще у 2003 році, але широке розповсюдження такої форми здійснюється саме протягом останніх років. Це пояснюється рядом об’єктивних обставин, спочатку пов’язаних із пандемією та дистанцією між особами-сторонами договорів, а потім – із війною та ще більшим загостренням питання відстані, а також зараз постала проблема безпечного зберігання архівів документів у паперовій формі. Разом із тим, процеси діджиталізації у сфері документообігу не лише є необхідністю, а й раціональним рішенням, яке допомагає компаніям та підприємцям економити свій час, ресурси, а у результаті й навіть зменшувати навантаження на екологію.
Незважаючи на об’єктивні переваги електронної форми документів над паперовою, все ж таки ще не усі компанії використовують її у своїй діяльності, так як вважають це ускладненим процесом. Пропонуємо детальніше розглянути особливості.
Законодавством передбачено принцип однаковості юридичної сили електронних правочинів та правочинів, укладених в іншій формі. Основним елементом, який надає юридичну силу електронному документу, є кваліфікований електронний підпис (далі – КЕП).
Є декілька варіантів отримання КЕП:
– офлайн у Кваліфікованих Надавачів Електронних Довірчих Послуг (наприклад, Інформаційно-довідковий департамент ДПС, на сайті якого зазначені необхідні документи та є перелік представництв, до яких звертатись);
– онлайн через Приват24. Для цього необхідно бути клієнтом цього банку.
Варто зауважити, що у своїй діяльності КЕП можуть використовувати і фізичні особи, і фізичні особи-підприємці, і юридичні особи. Однак залежно від масштабів документообігу способи використання можуть бути різними: підписання одиничних документів за допомогою Дії або ж використання систем електронного документообігу, наприклад, “Вчасно”, “M.E.Doc”, “FlyDoc”, “СОТА” та ін. Перевагою другого варіанта є те, що документи знаходяться на одному хмарному сховищі, що забезпечує зручність доступу та безпеку зберігання.
Також значною перевагою використання електронного підпису є захист від підробки, адже у момент його накладання відбувається ідентифікація суб’єкта підписання, а у підписаний документ технічно неможливо внести будь-які зміни. Інформація про дату формування документа, його надсилання та підписання відображається в системі.
Використання електронних документів сторони договору можуть запровадити у будь-який час співпраці за взаємною згодою, але при цьому законодавчо не встановлено необхідність укладення додаткових угод про можливість використання такої форми.
Значної актуальності протягом останніх років набуває питання дистанційного підписання документів між контрагентами-резидентами різних держав. Відстань між такими сторонами завжди спричиняла незручності у цьому процесі, але введення воєнного стану в Україні зробило його ще більш проблематичним. Варто нагадати, що електронно надіслані між контрагентами скан-копії підписаних документів не мають юридичної сили, адже не можуть визнаватись електронними документами через відсутність електронних підписів. Протягом певного періоду часу застосування електронних підписів було неможливим через невизнання їх іноземними сторонами. Наразі вже була проведена досить активна робота над взаємним визнанням електронних підписів України та країн ЄС. Зокрема, Кабміном було розроблено Порядок проведення експериментального проекту щодо взаємного визнання електронних довірчих послуг між Україною та Європейським Союзом, на реалізацію якого було розроблено Дія.Підпис-EU. Його було визнано таким, що відповідає регламенту eIDAS Європейського Союзу, та це стало підставою для того, щоб Україна змогла ввійти до довірених списків третіх країн.
Підписати документ за допомогою Дія.Підпис-EU наразі можна на платформах ID.GOV.UA (ICEI) та у сервісі документообігу “Вчасно”. Іноземні суб’єкти мають можливість перевірити дійсність електронного підпису на платформі Європейської комісії. Якщо ж мова йде про документи, які підписуються одноосібно (заяви, декларації тощо), то все досить просто, адже необхідно підписати документ на одній з платформ і вже буде можливо використовувати його для надання, наприклад, органу влади країни-члену ЄС. Дещо складнішою є ситуація з двосторонніми документами (наприклад, договорами про надання послуг), адже єдиної платформи, у якій ці дві сторони можуть надсилати один одному документи, підписувати та зберігати, наразі немає. Саме тому єдиним варіантом задля підписання таких документів є використання однієї з платформ, надсилання іноземному контрагенту, який має перевірити дійсність документа та підписати його на доступній йому іноземній офіційній платформі.
Відповідь від Міністерства цифрової трансформації України на сформований нашими юристами запит підтвердила, що наразі законодавство про електронні довірчіпослуги не містить обмежень щодо підписання договорів між суб’єктом господарювання-резидентом України та суб’єктом господарювання-нерезидентом України електронним підписом. Однак створення єдиної платформи для підписання документів між такими контрагентами, ще не знайшло своєї технічної реалізації.
Підсумовуючи все вищезазначене, хочемо наголосити на тому, що використання електронних документів, зокрема укладення договорів, формування актів виконаних робіт/актів приймання-передачі наданих послуг тощо, має ряд переваг над паперовою формою: економія часу, ресурсів, відсутність необхідності офлайн-зустрічі для підписання, безпека зберігання, захист від неправомірного підписання тощо. Також важливі кроки наразі здійснюються задля взаємного визнання електронних підписів між Україною та Європейським Союзом, що має на меті удосконалення процесу співпраці між країнами, контрагентами з різних країн тощо. Ми будемо продовжувати слідкувати за нововведеннями у цій сфері та обов’язково будемо вас інформувати про них.
Наразі ж пропонуємо вам ознайомитись із отриманою нами відповіддю від Міністерства цифрової трансформації України на такі запитання:
1) Чи мають на даний момент юридичну силу договори про надання послуг між суб’єктом господарювання-резидентом України та компанією, зареєстрованою в одній з країн-членів ЄС, підписані з використанням Дія.Підпис-EU?
2) Якщо так, то яку платформу двом сторонам такого договору необхідно використовувати, щоб реалізувати підписання?
3) Якщо така можливість вже існує, то які країни члени ЄС вже запровадили такий механізм?